Wszelkie uszkodzenia systemu grzewczego są bardzo kłopotliwe dla użytkownika, mają bowiem tę nieprzyjemną cechę, iż pojawiają się właśnie wtedy, gdy ciepła potrzeba najbardziej. Bardzo rzadko dochodzi do awarii urządzeń grzewczych latem, chyba że dotyczy ona podgrzewania wody użytkowej.
W razie ewentualnej awarii zawsze najważniejsza jest szybkość działania. Wezwanie serwisu łączy się zawsze z oczekiwaniem i będzie to w najlepszym przypadku kilka godzin. Dlatego jest wskazane aby użytkownik wiedział jak ma postępować w razie wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości. Niezależnie od indywidualnych cech danego urządzenia istnieją pewne żelazne reguły, których przestrzeganie prowadzi najkrótszą drogą do właściwej diagnozy, umożliwiającej skuteczne usunięcie awarii. Jeśli główny regulator pompy ciepła nazywany także kontrolerem „odda ducha”, to niestety nie uzyskamy żadnych dodatkowych wskazówek. W tej sytuacji bez serwisu fabrycznego daleko się nie zajedzie. Na szczęście takie przypadki są niezmiernie rzadkie.
Najczęściej kłopoty powstają przy zanikach napięcia lub wyłączeniach sieci zasilającej. Regulatory pompy ciepła są w zasadzie odporne na zaniki i nie dają się w prymitywny sposób wyprowadzić z równowagi, jednak nie wszystkie regulatory pamiętają stan instalacji sprzed zaniku napięcia, co może skutkować przełączeniem pompy ciepła w inny stan pracy. W praktyce wygląda to tak, że po powtórnym włączeniu zasilania, pompa ciepła zostaje ustawiona w stan pracy automatycznej, niezależnie od poprzednich ustawień. Dlatego po wyłączeniu zasilania warto sprawdzić, czy pompa ciepła pracuje w trybie automatycznym.
Dobrym przykładem jest tak zwany letni sposób pracy, kiedy pompa ciepła ignoruje obwód grzewczy, a zajmuje się tylko ogrzewaniem wody użytkowej. Zanik napięcia może doprowadzić do sytuacji, w której latem regulator powróci do pracy automatycznej, a pompa ciepła będzie podgrzewać wodę według potrzeb i włączać ogrzewanie. Te uwagi nie dotyczą regulatorów, z układem podtrzymania napięcia.
Kiedy zasilanie budynku zostanie odłączone na pewien czas, wtedy istnieje niebezpieczeństwo, że elektrycy zamienią kolejność przewodów fazowych. Dla instalacji w budynku może to nie mieć żadnego znaczenia, ale dla pompy ciepła nie jest obojętne. Trójfazowy silnik sprężarki powinien się obracać we właściwą stronę. Zamiana przewodów fazowych miejscami może spowodować pracę rewersyjną silnika sprężarki, co jest szkodliwe dla pompy ciepła. Dlatego nowoczesne pompy ciepła są wyposażane w czujniki kolejności i zaniku faz, chroniące silnik sprężarki. W takim przypadku zamiana faz powoduje unieruchomienie urządzenia, a użytkownik zostaje poinformowany o tej anomalii za pomocą odpowiedniego komunikatu.
Właściciele tańszych pomp ciepła powinni po dłuższych wyłączeniach zasilania sprawdzić czy wszystko z przewodami fazowymi jest w porządku. Nie jest to wcale tak skomplikowane jakby mogło się wydawać i nie potrzeba do tego specjalnego wyposażenia pomiarowego. Sprężarka pracująca rewersyjnie nie oddaje ciepła i bardzo hałasuje. Te różnice w stosunku do stanu normalnej pracy bez trudu wychwycić słuchowo. Jeśli sama pompa ciepła nie ma zabezpieczenia przed zanikiem pojedynczej fazy i zamianie ich kolejności, to warto zainstalować takie czujniki w skrzynce zasilającej, w której znajdują się bezpieczniki pompy ciepła.