Projektant musi znać:
– układ i konstrukcje przegród po to, aby móc ocenić straty ciepła w budynku;
– życzenia inwestora dotyczące charakteru użytkowania poszczególnych pomieszczeń;
– planowane wyposażenie domu w układy wentylacji i odzysku ciepła;
– lokalizację obiektu;
– możliwości pozyskania ciepła w otoczeniu budynku.
Wszystko to jest niezbędne, aby określić możliwie dokładnie ile faktycznie będzie potrzeba ciepła, aby w danym budynku bez względu na pogodę, panowały warunki zgodne z życzeniem inwestora. Znając ilość potrzebnego ciepła można określić wymaganą moc urządzenia grzewczego, czyli w naszym przypadku moc przenoszoną przez pompę ciepła. Jeśli się tak nie stanie i pompa ciepła okaże się zbyt mała to jeszcze pół biedy. W najgorszym razie trzeba będzie się uciekać do jakiegoś ogrzewania dodatkowego, ale pompie nie stanie się nic. Jeśli jednak będzie zbyt duża, to wtedy zaczną się prawdziwe problemy, ale o tym w rozdziale następnym.
W przypadku wystąpienia jakiejkolwiek nieprawidłowości należy w pierwszym rzędzie sprawdzić stan wskaźników regulatora pompy. W praktyce jest tak, że jeszcze zanim odczujemy dyskomfort, to już regulator pompy zauważy nieprawidłowość i wyświetli stosowny komunikat. Praktyka dowodzi, że ponad 99% wszelkich uszkodzeń naprawia się „samoistnie”. Dlatego bardzo ważny jest dobry kontakt serwisanta z użytkownikiem, który nie musi być specjalistą od ogrzewania. Większość problemów z pompą ciepła jest kwestią nieporozumień na linii użytkownik – dostawca. Mimo, iż pompy ciepła pracują z reguły bezawaryjnie, to jest dobrym zwyczajem przynajmniej w pierwszym roku eksploatacji cyklicznie sprawdzać (przynajmniej raz w tygodniu) stan wszystkich wskaźników.